Tout savoir sur la permanence téléphonique

Pour que les entreprises se développent, il faut qu’elles soient constamment à l’écoute de leurs clients afin d’améliorer la qualité de leurs services. Cependant, cette écoute peut être perturbée par les heures des secrétaires en charge des appels qui ne couvrent pas tous les moments de la journée. C’est dans cette logique que la permanence téléphonique est née. 

Qu’est-ce en réalité ? 

La permanence téléphonique et une prestation de service de management du secrétariat d'une société offerte par un opérateur spécialisé dans ce secteur. Ce contrat prévoit notamment la possibilité d'externaliser la réception des appels et la fournir de renseignements précis. 

À l'aide d'une veille téléphonique, l'entreprise ou le professionnel demeure accessible à tout moment. Par ailleurs, ce service de call center est parfaitement adapté aux exigences des divers environnements professionnels, métiers de la santé, sociétés et artisans ou professions libérales. 

Il gère les demandes selon des instructions précises données à l'avance par la société ou le professionnel. De manière concrète, le service d'accueil téléphonique se charge de la réception téléphonique de la compagnie. Il informe les appelants sur la société ou les produits et services qu'elle offre. Il détermine les motifs de chacun des appelants, réceptionne ou transmet les appels en fonction de leur importance. 

Quels sont les avantages de la permanence téléphonique ? 

Pour demeurer compétitive, une compagnie doit être constamment active pour prendre des rendez-vous, recevoir des appels et prendre des messages. Pour ce faire, tous les gestionnaires devraient pouvoir être contactés à tout instant pour aider les citoyens à effectuer leur acquisition, leur plainte, leur requête, etc. 

La prise en charge des communications téléphoniques peut se présenter sous différentes formes. On peut la concéder à une personne physique, qui viendra exercer au siège de la compagnie. Mais on peut aussi la confier à une agence spécialisée dans le télésecrétariat pour la prise de rendez-vous ou l'information des clients. 

Cette formule permet de disposer d'un secrétaire à distance plus accessible, afin de favoriser une relation de qualité avec les clients. Consacrer la prise en charge du secrétariat d'une société à une permanence téléphonique permet de bénéficier d'un accueil téléphonique de choix en termes de qualité et de quantité.